Asmens duomenų apsauga įmonėse dažnai siejama su klientais, tačiau viena jautriausių sričių – darbuotojų duomenų tvarkymas. Būtent čia darbdaviai dažnai neišvengia klaidų – renka perteklinius duomenis, juos laiko per ilgai ar neteisingai informuoja darbuotojus apie jų teises.
Pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) darbdavys visais atvejais laikomas duomenų valdytoju – jis sprendžia, kokie duomenys renkami, kokiu tikslu, kiek laiko saugomi ir kas turi prie jų prieigą. Tai reiškia ir teisinę atsakomybę už tvarkymo teisėtumą, saugumą ir skaidrumą.
Kokius duomenis galima rinkti?
Darbuotojų duomenų tvarkymas turi būti proporcingas ir pagrįstas teisėtu tikslu. Tai apima tik tuos duomenis, kurie būtini darbo santykiams užmegzti ir vykdyti – vardas, pavardė, kontaktai, asmens kodas, darbo sutarties duomenys, kvalifikacija, darbo rezultatai, sveikatos pažymos (kai būtina pagal teisės aktus) ir pan.
Dažna klaida – perteklinis duomenų rinkimas, pavyzdžiui, reikalavimas pateikti informaciją apie šeimos narius ar asmens nuotraukas be būtinybės. Tokiu atveju tvarkymas laikomas neteisėtu.
Svarbu informuoti darbuotojus.
Pagal BDAR 13 ir 14 straipsnius, kiekvienas darbuotojas turi būti aiškiai informuotas apie:
• kokius duomenis darbdavys renka,
• kokiu tikslu jie naudojami,
• kokiu teisiniu pagrindu duomenys tvarkomi (pvz., teisėta prievolė, sutartis, teisėtas interesas),
• kiek laiko duomenys saugomi,
• kam jie gali būti perduoti (pvz., „Sodra“, VMI, audito įmonės, IT paslaugų teikėjai),
• kokias teises darbuotojas turi (susipažinti, taisyti, reikalauti ištrinti ir t. t.).
Tokį informavimą galima pateikti per darbuotojų privatumo politiką arba informacinį pranešimą apie duomenų tvarkymą.
Duomenų saugumas
Darbdavys turi užtikrinti technines ir organizacines priemones, kad duomenys būtų apsaugoti nuo neteisėto naudojimo. Tai apima:
• prieigos valdymą prie personalo dokumentų,
• darbo kompiuterių ir el. pašto apsaugą,
• aiškias taisykles dėl asmeninių duomenų perdavimo el. paštu ar debesų sistemose.
Svarbu reguliariai tikrinti, ar prie duomenų neprieina buvę darbuotojai ar pašaliniai asmenys.
Stebėjimas ir kontrolė
Dar viena jautri tema – vaizdo stebėjimas, GPS sekimas, el. pašto ar kompiuterių naudojimo kontrolė. Tokie veiksmai galimi tik jei jie būtini ir proporcingi, o darbuotojai aiškiai informuojami apie tai iš anksto. BDAR reikalauja skaidrumo – darbuotojas turi žinoti, kad yra stebimas, kodėl ir kokiu mastu.
Kokias teises pagal BDAR turi darbuotojas
1. Darbuotojas turi teisę žinoti:
• kokie jo duomenys yra renkami,
• kokiu tikslu,
• kiek laiko jie bus saugomi,
• kam jie perduodami.
Darbdavys turi pateikti privatumo pranešimą ar kitą aiškų dokumentą, paaiškinantį duomenų tvarkymą.
2. Teisė susipažinti su savo duomenimis
Darbuotojas gali kreiptis į darbdavį ir paprašyti:
• kopijos visų apie jį tvarkomų asmens duomenų,
• informacijos, kokie duomenys laikomi ir kokiu pagrindu.
Darbdavys į darbuotojo užklausą privalo atsakyti per 1 mėnesį.
3. Teisė reikalauti ištaisyti netikslius duomenis
Jeigu darbuotojas pastebi klaidų (pvz., neteisingas adresas ar pareigos), jis gali paprašyti pataisyti duomenis.
Darbdavys turi tai padaryti „be nepagrįsto delsimo“.
4. Teisė reikalauti ištrinti duomenis („teisė būti pamirštam“)
Darbuotojas gali prašyti ištrinti duomenis, kai:
• jie nebereikalingi tikslui, kuriam buvo surinkti,
• tvarkymas neteisėtas,
• jis atšaukia savo sutikimą (jei tvarkymas remiasi sutikimu).
Vis dėlto kai kurie duomenys (pvz., buhalteriniai ar darbo sutarties duomenys) turi būti saugomi pagal įstatymus, todėl jų ištrinti ne visada įmanoma (teisė nėra absoliuti).
5. Teisė apriboti duomenų tvarkymą
Darbuotojas gali paprašyti, kad jo duomenys laikinai nebūtų tvarkomi (pvz., ginčo metu).
Tokiu atveju duomenys saugomi, bet „nėra naudojami“ tol, kol klausimas neišspręstas.
6. Teisė į duomenų perkeliamumą
Jei duomenys tvarkomi automatizuotai (pvz., per IT sistemą) ir pagal sutikimą ar sutartį, darbuotojas gali prašyti gauti juos arba perduoti kitam darbdaviui.
Dažniau aktualu ne darbo santykiuose, o klientų duomenims, bet ši teisė vis tiek egzistuoja.
7. Teisė nesutikti su duomenų tvarkymu
Darbuotojas gali nesutikti, kad jo duomenys būtų tvarkomi, pvz., dėl darbdavio „teisėto intereso“ (kaip stebėjimas ar sekimas).
Tokiu atveju darbdavys turi įrodyti, kad tvarkymo priežastis yra svarbesnė nei darbuotojo teisės.
8. Teisė nebūti automatizuoto sprendimo objektu
Darbuotojas turi teisę, kad apie jį „nebūtų priimamas sprendimas tik automatizuotai“, pvz., naudojant algoritmą be žmogaus įsikišimo (pvz., vertinant produktyvumą ar atrenkant kandidatus).
Tokie sprendimai galimi tik tam tikrais atvejais, kai numatyta apsauga.
9. Teisė pateikti skundą priežiūros institucijai
Jei darbuotojas mano, kad jo teisės pažeistos, jis gali kreiptis į:
Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją (VDAI).
Skundas gali būti pateiktas tiek raštu, tiek elektroniniu būdu.
Kyla sunkumų įgyvendinant BDAR nuostatas? Galime padėti jas tinkamai įgyvendinti Jūsų organizacijoje.
Mūsų siūlomos paslaugos:
1. Duomenų apsaugos atitikties vertinimą (auditas)
• Esamos situacijos analizė pagal BDAR reikalavimus.
• Rizikų nustatymas ir atitikties trūkumų įvertinimas.
• Rekomendacijos ir veiksmų planas atitikčiai užtikrinti.
2. Asmens duomenų apsaugos dokumentacijos parengimas ir atnaujinimas
• Privatumo politikos, duomenų tvarkymo taisyklių, sutikimų formų, sutarčių priedų parengimas.
• Vidaus procedūrų ir atsakomybių nustatymas.
• Debesijos paslaugų, nuotolinio darbo ir IT sistemų atitikties įvertinimas.
3. Išorinio duomenų apsaugos pareigūno funkcija
• Nuolatinė priežiūra ir konsultacijos dėl BDAR laikymosi.
• Ryšys su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija (VDAI).
• Incidentų valdymas, atsakymų parengimas į duomenų subjektų prašymus.
• Periodinės apžvalgos ir ataskaitos vadovybei.
4. Mokymai darbuotojams
• Praktiniai mokymai apie duomenų apsaugą ir atsakomybę.
• Instrukcijos, kaip saugiai tvarkyti klientų, darbuotojų ir partnerių duomenis.
Taip pat siūlome praktinius, verslo poreikiams pritaikytus kibernetinio saugumo ir asmens duomenų tvarkymo mokymus. Mokymai parengti pagal Kibernetinio saugumo įstatymo reikalavimus ir padeda organizacijoms užtikrinti teisės aktų įgyvendinimą praktikoje. Turinys pritaikytas mažoms ir vidutinėms įmonėms – be perteklinės techninės terminijos, aiškiai, praktiškai ir su realių situacijų pavyzdžiais.
Mokymus veda kibernetinio saugumo ekspertas ir duomenų apsaugos pareigūnas, turintis ilgametę patirtį tiek konsultuojant įmones, tiek vedant mokymus įvairių sektorių darbuotojams.
Mokymai gali būti vykdomi nuotoliniu arba kontaktiniu būdu, grupėmis nuo kelių iki keliasdešimties darbuotojų. Programos trukmė – nuo 4 iki 32 akademinių valandų, priklausomai nuo poreikių.
Jeigu norėtumėte aptarti galimą bendradarbiavimą ar gauti preliminarų pasiūlymą pagal Jūsų veiklą, susisiekite.